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Nutzen Sie schon, wofür Sie bezahlen?

Wie Sie und Ihre Mitarbeitende das volle Potenzial Ihrer Tools ausschöpfen

Viele mittelständische Unternehmen investieren in leistungsfähige Tools wie Microsoft 365, ERP- oder CRM-Systeme. Doch was in der Theorie nach effizientem Arbeiten klingt, bleibt in der Praxis oft unausgeschöpft. Die Software ist da, die Lizenzkosten laufen, aber nur ein Bruchteil der Funktionen wird tatsächlich genutzt. 

Wie gelingt es, das Change-Management im Unternehmen aktiv zu gestalten, ohne sofort neue Tools einzuführen? Viele Lösungen sind bereits vorhanden, sie werden nur nicht ausgeschöpft. Genau dort beginnt sinnvolle Digitalisierung: bei der klugen Nutzung bestehender Systeme.

Der Werkzeugkasten ist da, 
aber niemand greift rein! 

Viele Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern würden, schlummern ungenutzt in bestehenden Anwendungen.

  • In Microsoft 365 wird Teams genutzt, aber Planner oder OneNote oft ignoriert und Power Automate klingt kompliziert.
  • Ihr ERP-System bietet Auswertungen und Automatisierungen, die nie konfiguriert wurden.
  • Im CRM sind zwar Kontakte gepflegt, aber Prozesse wie Nachfassaktionen oder automatische Aufgabenverteilungen fehlen.

Der Grund ist selten mangelndes Interesse. Vielmehr fehlt im Tagesgeschäft die Zeit, sich intensiver damit auseinanderzusetzen. Oft gibt es auch keine klare Verantwortlichkeit für die Weiterentwicklung der Nutzung.

Die Folgen:
Frust, Doppelarbeit und unnötige Kosten

Was passiert, wenn Tools nur teilweise genutzt werden?

Informationen werden doppelt 
gepflegt und mehrfach an 
verschiedenen Orten abgelegt.

Neue Tools werden angeschafft, obwohl 
vorhandene Lösungen denselben Zweck 
bereits erfüllen könnten.

Aufgaben werden per Mail oder im 
Meeting mündlich verteilt, trotz 
vorhandener Workflow-Funktionen.

Letztendlich zahlen Sie dauerhaft für 
Funktionen, die im Alltagsgeschäft 
ungenutzt bleiben.

Change-Management:
Nur, wenn Ihre Mitarbeitende mitziehen, entsteht ein effizienterer Nutzen Ihrer Software. 

Change-Management bedeutet, Veränderungen im Unternehmen gezielt zu planen, umzusetzen und dauerhaft zu begleiten. Es geht darum, neue Prozesse, Systeme oder Arbeitsweisen so einzuführen, dass sie sich im Arbeitsalltag bewähren und wirklich genutzt werden. Erst, wenn Mitarbeitende mitziehen, entsteht daraus echter Mehrwert. 

Gerade in kleinen Betrieben oder im Mittelstand muss das nicht kompliziert sein. 

Wichtig ist es, einen klaren Plan zu haben, mit einer verständlichen Kommunikation und praxisnahen Schritten, die zum Unternehmen passen. Veränderung funktioniert nicht durch Anweisungen von oben, sondern durch Beteiligung und Transparenz auf Augenhöhe.

Erste Impulse, wie Sie Veränderungen im Unternehmen anstoßen können:

  • Was wollen Sie wirklich mit diesem Tool erreichen? 
    Definieren Sie zu Beginn, welchen konkreten Nutzen das Tool oder die Funktion im Arbeitsalltag bringen soll.
  • Wer sollte im Team frühzeitig einbezogen werden? 
    Beziehen Sie Mitarbeitende ein und zeigen Sie ihnen den Nutzen der Funktionen.
  • Wie lassen sich neue Funktionen im Alltag erproben, ohne den Betrieb zu stören? 
    Testen Sie zunächst neue Funktionen mit kleinen Pilotprojekten im Alltag und sammeln Sie erste Erfahrungen.
  • Wie gestalten Sie den Einstieg möglichst einfach und praxisnah?
    Erleichtern Sie den Einstieg mit Schulungen, kurzen Anleitungsvideos und / oder festen Ansprechpersonen.
  • Was brauchen Ihre Mitarbeitenden, um dauerhaft mit neuen Prozessen zu arbeiten?
    Bieten Sie begleitende Unterstützung an, damit sie die Veränderungen im Unternehmen verstehen und langfristig mittragen.

Veränderungen wirksam begleiten:
So unterstützen die Experten der bis. itk 

Wer vorhandene Systeme vollumfänglich und sinnvoller nutzt, spart nicht nur Geld, sondern schafft auch effizientere Abläufe, weniger Frust und mehr Transparenz. Als Microsoft Solutions Partner – Modern Work liefern wir nicht nur die Technik, wir helfen Ihnen, diese sinnvoll zu nutzen. 

  • In einem Workshop analysieren wir gemeinsam mit Ihnen den IST-Zustand Ihrer aktuellen Tools
  • Wir erarbeiten praxisnahe Vorschläge zur Optimierung und zeigen Potenziale auf
  • Wir begleiten Sie bei der Umsetzung und Einführung neuer Funktionen
  • Und wenn doch mal ein neues Tool gebraucht wird, sorgen wir dafür, dass es auch wirklich im Unternehmen ankommt 

Digitalisierung beginnt nicht mit dem nächsten Tool, sondern mit dem besseren Einsatz des Bestehenden.

Möchten Sie mehr aus dem herausholen, was schon da ist?

Dann lassen Sie uns gerne sprechen – für einen klaren Blick auf Ihre Tools und neue Ideen, wie sie Sie im Alltag wirklich weiterbringen.

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Wir stellen Ihnen die Funktionsvielfalt Ihrer Telefonanlage gerne persönlich vor – verständlich, praxisnah und mit Blick auf Ihre Anforderungen. Kontaktieren Sie uns!

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