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Outlook

Der Klassiker für Mails & Termine unter der Lupe

Wer an E-Mails denkt, denkt automatisch an Outlook. Die Software der Marke Microsoft hat sich als eine der beliebtesten Rundumlösungen der heutigen Zeit etabliert. Doch nicht nur die Verwaltung unserer E-Mails ist in diesem Tool gut aufgehoben. Die Software bringt natürlich noch manch andere Funktionen mit sich. Mehr dazu erfahren Sie hier. 

Outlook bietet unter anderem die Kalenderfunktion mit Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen. Eine Suchfunktion ermöglicht eine sekundenschnelle Auffindbarkeit bestimmter E-Mails und Anhänge. Des Weiteren können Kontakte verwaltet und mit Details hinterlegt werden. Eine weitere nützliche Funktion für den Arbeitsalltag stellt "Microsoft To Do" dar. Dort können unter dem Reiter "Aufgaben" ganz einfach To-Do-Listen erstellt und verwaltet werden. Neben den zahlreichen Funktionen bringt Outlook auch noch weitere Vorteile gegenüber anderen Diensten mit sich. Outlook steht sowohl für Sicherheit, als auch für maximalen Komfort. Im Premium-Abonnement verwenden Sie die Software nicht nur ohne Werbung, sondern profitieren gleichzeitig von erweiterten Sicherheitsfunktionen. Verdächtige E-Mails werden aussortiert und gar nicht erst angezeigt. Ein weiterer wichtiger Vorteil für viele Nutzer:innen: Genügend Speicherplatz. Im Premium-Abonnement müssen Sie sich keine Sorgen über volle Posteingänge machen. 

Falls Sie Outlook bereits im Alltag verwenden, haben wir anschließend ein paar Tipps zusammengestellt, die das Arbeiten mit der Software noch einfacher machen. 

1. Teilen von Kalendern
Um effizient im Team arbeiten zu können, eignet sich vor allem diese Funktion. Durch das Teilen vom eigenen Kalender mit Teamkollegen und -kolleginnen behalten Sie den Überblick, wer zu welchem Zeitpunkt verfügbar ist und wer nicht. 

2. Verwendung von Tastenkürzeln
Sogenannte "Shortcuts" können das Arbeiten erleichtern und enorm beschleunigen. Diese Shortcuts sollten Sie kennen: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weitersenden. Eine neue E-Mail kann man via Strg + N (New) erstellen.

3. Posteingang mit Relevanz
Vor allem für die mobile Nutzung von Outlook ist diese Funktion sehr hilfreich. Durch einen Algorithmus wird vom Programm zugeordnet, welche E-Mails von hoher Priorität sind und daher auch auf dem Smartphone jederzeit sichtbar sein sollen. Andere werden als weniger relevant eingestuft und auf der Desktop-Version angezeigt. 

4. Erstellung von Regeln
Durch das Erstellen von Regeln können Sie sich selbst Automatisierung schaffen. Dazu ein Beispiel: Alle E-Mails, die den Begriff "Rechnung" enthalten, werden automatisch in das Postfach "Buchhaltung" verschoben. 

5. "Nicht stören"- Funktion 
Im Arbeitsalltag sind Erinnerungen, Signale und Push-Up Nachrichten oft hilfreich. Allerdings gibt es auch Tage und Situationen, in denen das sehr stressig sein kann. Umso wichtiger, auch mal den Aus-Knopf zu drücken. Vor allem nach Feierabend ist es ratsam, die "Nicht stören"-Funktion zu nutzen. 

Outlook ist also nicht nur die All-in-One-Lösung für die private Verwaltung von E-Mails und Terminen, sondern auch eine wirkliche Erleichterung für den Arbeitsalltag. 

Claudio Capalbo

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