Die Verwendung von Microsoft Teams hat in den letzten Jahren stark zugenommen, insbesondere in Zeiten von Home-Office und verteilten Unternehmensstandorten. Doch da in Teams oft sensible Daten ausgetauscht werden, ist es von entscheidender Bedeutung, die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu überprüfen und anzupassen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen 10 nützliche Tipps vor, um die Sicherheit und den Datenschutz in Microsoft Teams zu erhöhen. Wir zeigen Ihnen, wo und wie Sie die Sicherheitseinstellungen optimieren können.
1. Einstellungsmöglichkeiten im Teams Admin Center nutzen
Eine der wichtigsten Anlaufstellen für die Sicherheit in Microsoft Teams ist das Teams Admin Center. Hier haben Administratoren die Möglichkeit, zentrale Sicherheitseinstellungen für alle Benutzer und Meetings festzulegen. Sie erreichen das Teams Admin Center über die URL admin.teams.microsoft.com.
2. Sicherheit auf Web-, PC- und Mobilgeräten gewährleisten
Microsoft Teams kann auf verschiedenen Plattformen genutzt werden, darunter der PC-Client, der Web-Client und mobile Apps für iOS und Android. Der Web-Client ist unter teams.microsoft.com verfügbar, und der PC-Client kann kostenlos von der Microsoft-Website heruntergeladen werden. Die Teams-App ermöglicht Administratoren die Verwaltung von Teams und bietet wichtige Sicherheitsoptionen.
3. Gäste zu Besprechungen einladen
Im Teams Admin Center können Sie konfigurieren, ob Benutzer externe Gäste zu Besprechungen einladen dürfen. Hier legen Sie auch fest, ob externe Benutzer eingeschränkten Zugriff auf Ressourcen erhalten können. Die Option "Gastzugriff in Teams ermöglichen" aktiviert oder deaktiviert diese Funktion.
4. Richtlinien in Teams nutzen
Im Teams Admin Center können Sie Richtlinien festlegen, die für alle Teams und Meetings gelten. Über "Besprechungen\Besprechungsrichtlinien" können Sie beispielsweise festlegen, ob und wie Benutzer ihren Bildschirm teilen oder Dateien freigeben dürfen. Diese Richtlinien sind in der Regel selbsterklärend und können nach Bedarf angepasst oder erstellt werden.
5. Zugriff auf Cloudspeicher steuern
Sie können im Teams Admin Center festlegen, ob der Zugriff auf externe Cloudspeicher in Teams erlaubt sein soll. Hierbei stehen Optionen wie Citrix, Dropbox, Box und Google Drive zur Verfügung. Da Microsoft Teams zu Microsoft 365 gehört, ist die Integration von OneDrive for Business ohnehin problemlos möglich.
6. Externe Apps in Teams kontrollieren
Teams bietet die Möglichkeit, Drittanbieter-Apps in verschiedenen Kanälen zu integrieren. Im Teams Admin Center unter "Team-Apps\Apps verwalten" können Administratoren festlegen, ob bestimmte Apps erlaubt oder blockiert werden sollen. Die Kontrolle darüber, welche Apps in einem Team genutzt werden dürfen, erfolgt im Team-Client unter "Team verwalten" und "Apps".
7. Rollen für Team-Mitglieder festlegen
Team-Administratoren können die Mitglieder ihres Teams im Microsoft Teams-Client verwalten. Dabei können sie Benutzern unterschiedliche Rollen zuweisen, darunter normale Mitglieder oder Administratoren.
8. Kommunikation mit externen Benutzern steuern
Im Teams Admin Center können Sie festlegen, ob Benutzer mit externen Benutzern über Skype und andere Funktionen in Teams kommunizieren können. Sie können dabei definieren, ob Anwender mit Benutzern aus allen Domänen oder nur aus bestimmten Domänen kommunizieren dürfen.
9. Persönliche Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen anpassen
Jeder Benutzer kann die Einstellungen seines Teams-Clients an seine individuellen Anforderungen anpassen. Über den Menüpunkt "Einstellungen" und "Datenschutz" können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, wie beispielsweise das Blockieren von Anrufern oder das Deaktivieren von Lesebestätigungen.
10. Sicherheitseinstellungen für das eigene Konto anpassen
Über die URL portal.office.com/account können Anwender im Microsoft 365-Portal die Einstellungen für ihr Benutzerkonto vornehmen. Diese Einstellungen betreffen auch die Anmeldung bei Microsoft Teams und ermöglichen es Benutzern, ihr Passwort zurückzusetzen und die Berechtigungen externer Apps für den Zugriff auf ihre Daten zu steuern.
Mit diesen Tipps sind Sie gut gerüstet, um die Sicherheit und den Datenschutz in Microsoft Teams zu erhöhen.
Die Anpassung der Einstellungen und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen sind entscheidend, um vertrauliche Daten in Teams zu schützen.
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