Videokonferenzen haben sich in Windeseile etabliert.
Was bisher eher die Ausnahme war ist aktuell fast die Regel.
Wir haben im folgenden einige Tipps zusammengetragen, die helfen sollen Videokonferenzen effizienter zu gestalten.
Herausforderungen entstehen meist schon bei der Planung. Gibt es doch in den meisten mittelständischen Unternehmen klare Verantwortlichkeiten.
Bei Videokonferenzen ist das ein wenig anders. Jeder muss seinen Arbeitsplatz selbst organisieren, Kameraeinstellungen anpassen und ggf. auch nochmal schnell auf die Toilette und auf dem Rückweg ein Glas Wasser besorgen. Wer weiß, wie lange die Konferenz dauert.
An dieser Stelle schon unsere Tipps:
Tipp Nummer 1: Planung
Wenn Sie die Konferenz planen, nehmen Sie sich so viel Zeit als nötig aber so wenig als möglich.
Wissenschaftler fanden heraus dass Videomeetings enorm ermüden.
Darunter leiden dann Konzentration, Mitarbeit und unterm Strich das Ergebnis des Meetings.
Tipp Nummer 2: Interaktion
Moderne Konferenzlösungen bieten neben Videotelefonie auch eine Chatfunktion, Screensharing und/oder das digitale „Hand heben“.
Beziehen Sie alle ein. Stellen Sie Fragen und lassen Sie die Kollegen mitarbeiten. Dadurch wirken Sie der Ermüdung durch „Frontalunterricht“ entgegen.
Ermuntern Sie die Kollegen die Kamera zu aktivieren, das macht die Unterhaltung wesentlich einfacher.
Tipp Nummer 3: Equipment
Sorgen Sie dafür, dass das nötige technische Equipment vorhanden ist. Neben der Auswahl an Software wie z.B. Procall Enterprise oder Microsoft Teams, ist die Qualität der Kamera und ein professionelles Headset von großer Bedeutung.
Egal ob Software oder Hardware, wir unterstützen wir Sie gerne, kontaktieren Sie uns.
Tipp Nummer 4: Vorbereitung
Vorbereitung ist das halbe Leben, heißt es doch so schön. Informieren Sie Familie, Mitbewohner oder Kollegen über Ihr Meeting. So vermeiden Sie unangenehme Störungen.
Kleben Sie z.B. Post-It’s an die Zimmertüre um in dieser Zeit ungestört arbeiten zu können.
Tipp Nummer 5: Unterstützung anfordern
Wenn Sie Meetings mit großen Gruppen haben empfiehlt sich eine Moderation.
Bitten Sie eine*n Kollegen*in Sie zu unterstützen. So können von ihm/ihr Chatnachrichten direkt beantwortet werden oder punktuell Themen aufgegriffen werden, die sonst ggf. untergehen würden.
Klären Sie auch, ob ggf. Kollegen*innen aus zeitlichen Gründen nicht teilnehmen können und zeichnen Sie das Meeting auf. So haben Kollegen*innen dennoch die Möglichkeit das Meeting im Nachgang anzusehen.