blog aktuell

Wie ein klares Onboarding neue Mitarbeitende schneller in Modern Workplaces integriert

Das Onboarding neuer Kolleg:innen ist heute mehr als eine Begrüßungsmail und ein fertig eingerichteter Laptop. Ein gut strukturierter Einstieg entscheidet mit darüber, ob neue Mitarbeitende im Unternehmen ankommen, sich wohlfühlen und schnell produktiv werden.

Das gilt umso mehr, wenn neue Mitarbeitende im Homeoffice starten oder hybrid arbeiten. Ohne persönlichen Kontakt wird ein strukturierter Einstieg noch wichtiger.

Gerade im Mittelstand ist das eine große Chance, um neue Teammitglieder schneller zu integrieren, produktiver zu machen und langfristig zu binden. Es ist ein Prozess: digital unterstützt, menschlich gestaltet und strategisch gedacht.

Darum geht es in diesem Blogbeitrag:

  1. Zwischen Homeoffice und Büro: Neues Arbeitsmodell, neue Einstiegskultur
  2. Modern Workplace als Grundlage
  3. Häufige Fehler vermeiden
  4. Kurze Checkliste vor dem ersten Arbeitstag
  5. Tag 1 und Woche 1: Der Einstieg zählt
  6. Der erste Monat: Lernen, anwenden, Feedback geben
  7. Zusammenarbeit und Wissen teilen
  8. Onboarding skalierbar machen: Prozesse automatisieren

Zwischen Homeoffice und Büro: Neues Arbeitsmodell, neue Einstiegskultur

Neue Erwartungen an Arbeitgeber

Laut einer Studie von Fraunhofer IAO (2025) wünschen sich 33 % der Beschäftigten bis zu 100 % mobiles Arbeiten, während 80 % der Unternehmen eine Präsenzpflicht von ein bis zwei Tagen pro Woche vorgeben – häufig ohne klare Regeln. Hybride Modelle sind also nicht nur Realität, sondern auch eine bewiesene Erwartung von Arbeitnehmern. 

Über 70% der Befragten sehen einen direkten Zusammenhang zwischen flexiblen Arbeitsmodellen und der Attraktivität eines Arbeitgebers.
Studie „Beyond Hybrid Work“ von Fraunhofer IAO (2025)

Auch wenn sie im Homeoffice starten, wollen diese neue Mitarbeitende Klarheit, Struktur und das Gefühl, willkommen zu sein. Das Onboarding muss sich darauf einstellen und vom ersten Tag an Transparenz und Orientierung schaffen.

Rolle von Unternehmenskultur und Arbeitsumgebung

Das Onboarding ist der erste Kontakt mit der Unternehmenskultur. Wer hier Wert auf klare Abläufe, gute Kommunikation und eine offene Atmosphäre legt, schafft Bindung, auch auf Distanz. 

67 % der Unternehmen sehen den sozialen Zusammenhalt durch Homeoffice gefährdet.
Presseinformation von Bitkom e.V. “Homeoffice gerät unter Druck” (2025)

Ein strukturiertes Onboarding und gute Arbeitsprozesse kann helfen, diese Lücke zu schließen.

Fehlende Struktur und ihre Folgen

Die Fraunhofer-Studie „Beyond Hybrid Work“ zeigt auch, dass viele Unternehmen keine einheitlichen und verbindlichen Strukturen für hybrides Arbeiten etabliert haben. 

  • Zwar haben 80 % der Unternehmen Präsenzpflichten eingeführt, doch nur 30 % kontrollieren deren Einhaltung und lediglich 9 % sanktionieren Verstöße.
  • Knapp 20 % der Befragten berichten zudem, dass sie Schwierigkeiten haben, Pausen einzuhalten und Arbeit von Privatleben im Homeoffice zu trennen.
  • Fast die Hälfte fühlt sich durch die Aneinanderreihung von Online-Meetings fremdbestimmt und durchgetaktet. 

Die fehlenden klaren, standardisierten Abläufe führen zu Unsicherheit, Entgrenzung und erhöhter Belastung für Mitarbeitende. Ein Workshop über “Kommunikation im Wandel” kann dabei unterstützen, solche Strukturen nachhaltig aufzubauen und gemeinsam im Unternehmen zu verankern.

Modern Workplace als Grundlage

Was gehört zum „Modern Workplace“?

New Work, mobiler Arbeitsplatz, hybrides Arbeiten, Homeoffice, ortsunabhängig, Kollaborationstools, Remote Work, digitale Arbeitsprozesse, Cloud-Lösungen,… usw.

Der Begriff „Modern Workplace“ steht für eine moderne, flexible IT-Umgebung, die Zusammenarbeit und Kommunikation unabhängig vom Ort ermöglicht. 

Ein digitaler Arbeitsplatz, zentral organisiert und sicher aufgestellt, basiert auf vernetzten Tools, klaren Strukturen und einer sicheren Infrastruktur. 

Microsoft 365 als zentrale Plattform

Alles synchronisiert, überall verfügbar: Microsoft 365 bündelt alle relevanten Anwendungen an einem Ort, vollständig integriert. Zum Beispiel:

  • Teams dient als Kommunikationszentrale,
  • SharePoint als Wissensspeicher,
  • Planner für Aufgabenmanagement,
  • OneNote für persönliche Notizen,
  • Outlook für Kalender und E-Mail
  • Loop für die Zusammenarbeit an flexiblen Inhalten in Echtzeit.

Wichtig ist, dass diese Tools nicht nur technisch bereitgestellt, sondern auch in den Arbeitsalltag integriert werden. Unsere Workshops zum Change Management helfen dabei, diese Veränderungen mit dem Team zu gestalten und nachhaltig zu verankern.

Häufige Fehler beim Onboarding:
Das können Sie vermeiden.

Ein moderner Arbeitsplatz bietet alle nötigen Hilfsmittel, um den Einstieg neuer Mitarbeiter klar strukturiert zu unterstützen. Entscheidend ist jedoch, wie diese eingeführt und angewendet werden.

Fehler 1: Kein zentraler Einstiegspunkt

Ohne klaren Startpunkt im Onboarding verstreuen sich wichtige Informationen über verschiedene Kanäle. Das erschwert neuen Kolleginnen und Kollegen die Orientierung und führt zu unnötigen Rückfragen.

Fehler 2: Fehlende Verantwortlichkeiten

Wenn nicht klar ist, wer für welchen Teil des Onboardings zuständig ist, entstehen Lücken. Ein fester Ansprechpartner*in macht den Unterschied.

Fehler 3: Zu viele Tools ohne Erklärung

Selbst moderne Tools wie Teams, Planner oder SharePoint entfalten ihren Nutzen nur, wenn sie eingeführt werden. Ein kurzes Schulungsvideo oder eine Wiki-Anleitung helfen enorm.

Fehler 4: Kein Feedback einholen

Ohne Rückmeldungen bleibt verborgen, was gut läuft und was nicht. Forms-Umfragen helfen, schnell Erkenntnisse zu gewinnen.

Fehler 5: Das Onboarding endet nach Woche 1

Nach der ersten Woche beginnt oft erst die eigentliche Einarbeitung. Ohne begleitende Maßnahmen über mehrere Wochen hinweg bleiben Fragen offen. Die ersten 30–90 Tage sollten strukturiert begleitet werden, mit Check-ins, Lerninhalten und Fortschrittsgesprächen.

Ein gut organisiertes Onboarding ist nicht nur ein technischer Ablauf, sondern ein Ausdruck der Unternehmenskultur. Es zeigt, wie das Unternehmen kommuniziert, zusammenarbeitet und neue Mitarbeitende willkommen heißt. Wer den Einstieg klar strukturiert und mit modernen Werkzeugen unterstützt, fördert Eigenständigkeit, Teamarbeit und Vertrauen.

Checkliste vor dem 1. Arbeitstag

  • Erstellung einer Liste mit IT-Aufgaben wie
    • Arbeitsgeräte vorbereiten,
    • Lizenzen vergeben,
    • Kalenderberechtigungen,…
  • Einrichtung automatisierter Workflows mit Power Automate, z.B.:
    • Zuweisung zu Teams,
    • Begrüßungsmails,
    • Aktivierung individueller Planner-Vorlagen,…
  • Aufbau einer Willkommensseite in SharePoint mit Kurzvorstellung des Unternehmens, Organigramm, Teamübersicht
  • Erstellung eines individuellen Einarbeitungsplans in Microsoft Planner, individuell je nach Rolle
  • Bereitstellung eines persönlichen OneNote-Notizbuchs zur Dokumentation von Fragen, Notizen und Zwischenzielen

Tag 1 und Woche 1: Der Einstieg zählt

„Willkommen im Team“

Ein informeller Chat im Onboarding-Kanal und die Vorstellung des persönlichen Ansprechpartners vermitteln: Du bist willkommen. Eine klare Agenda für die erste Woche schafft Sicherheit und Orientierung.

Struktur gibt Sicherheit

Neue Mitarbeitende finden alles an einem Ort, z.B. dank übersichtlicher Tabs in Microsoft Teams:

  • “Mein Onboardingplan” (Einarbeitungsplan)
  • "Wer ist wer" (Organigramm)
  • "Unsere Tools" (Wiki-Anleitungen)

Kommunikation erleichtern

Gerade in der Anfangszeit hilft es, wenn klar ist, wann und wie kommuniziert wird:
Ein festes wöchentliches Check-in per Microsoft Teams, kurze Nachrichten im Onboarding-Kanal und eine offene Feedbackkultur geben neuen Kolleginnen und Kollegen Orientierung und Vertrauen.

Der erste Monat:
Lernen, anwenden, Feedback geben

Aufgaben und Tools verknüpfen

Mit Microsoft Planner werden Aufgaben transparent dokumentiert, mit To Do individuell verwaltet. 

SharePoint und OneDrive sorgen für Dateizugriff, ohne Chaos.

Lernen im eigenen Tempo

Onboarding heißt auch: Zeit zum Verstehen. Unternehmen können in SharePoint oder OneNote hilfreiche Materialien bereitstellen, z. B. eine Sammlung mit Tutorials, Erklärvideos, PDFs und Links. So lernen neue Mitarbeitende im eigenen Tempo und können jederzeit nachlesen, wenn etwas unklar ist.

 

Feedbacks nutzen

Regelmäßige Feedbackschleifen helfen, den Onboarding-Prozess zu verbessern. Mit Microsoft Forms lassen sich regelmäßige Stimmungsbilder einholen.

Die Ergebnisse helfen, den Prozess laufend zu verbessern.

Beispiele für eine Onboarding-Umfrage: 

  • “Wie war Deine erste Woche?”
  • “Was war bisher hilfreich?”
  • “Welche Informationen fehlen Dir noch?”

Zusammenarbeit und Wissen teilen

OneNote und Wikis als Einstiegshilfe

Ein Nachschlagewerk erleichtert das Zurechtfinden im Alltag. Abkürzungen, interne Begriffe, Prozesse und Zuständigkeiten können in OneNote dokumentiert und für neue Kolleginnen und Kollegen aufbereitet werden.

Microsoft Teams als Ort für Austausch

Gute Zusammenarbeit lebt auch vom persönlichen Austausch. Ein Teams-Kanal für neue Mitarbeitende, kurze Vorstellungsposts, Formate wie "Frag die Geschäftsführung" oder gemeinsame virtuelle Mittagspausen helfen, soziale Bindung aufzubauen.

Onboarding skalierbar machen:
Prozesse automatisieren

Vorlagen für verschiedene Abteilungen

Je nach Abteilung oder Funktion lassen sich unterschiedliche Einarbeitungspläne und Inhalte standardisieren. Für die IT, den Vertrieb oder die Verwaltung können eigene Vorlagen in Planner, SharePoint und OneNote entwickelt werden. So ist der Aufwand überschaubar und gleichzeitig professionell.

Automatisierung als Entlastung

Mit Power Automate lassen sich wiederkehrende Schritte vereinfachen, z. B.:

  • das automatische Versenden von Begrüßungsnachrichten,
  • die Erinnerung an anstehende Aufgaben oder
  • die Freischaltung bestimmter Inhalte.

Fortschritt sichtbar machen

Transparenz hilft allen Beteiligten. Ein einfaches Dashboard in Power BI oder die Auswertung der Planner-Boards zeigt, welche Aufgaben erledigt wurden, wo Rückfragen bestehen oder ob zusätzliche Unterstützung nötig ist. 

So können die Personalabteilung, die Teamleitung und Patinnen oder Paten gezielt unterstützen.

Ein erfolgreiches Onboarding entscheidet mit darüber, wie gut neue Mitarbeitende in ein Unternehmen hineinwachsen.

Gerade wenn sie sowohl im Büro als auch im Homeoffice arbeiten, sind klare Regelungen und Strukturen besonders wichtig. Und ein Modern Workplace stellt dafür die passenden Werkzeuge bereit. 

Entscheidend ist, dass Unternehmen diese sinnvoll einsetzen, Zuständigkeiten klar regeln und den Einstieg von Anfang an strukturiert gestalten.

So gelingt die Einarbeitung reibungslos, ohne bestehende Abläufe im Team zu stören, die Produktivität auszubremsen oder unnötig Ressourcen zu binden. Denn ein modernes Onboarding bedeutet heute vor allem: Orientierung, Kommunikation und Integration.

Möchten Sie mehr aus Ihren Prozessen herausholen?

Dann lassen Sie uns gerne sprechen – für einen klaren Blick auf Ihre Tools und neue Ideen, wie sie Sie im Alltag wirklich weiterbringen.

Beratungstermin buchen