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Der erste Eindruck am Telefon: Warum eine gute Ansage mehr ausmacht, als man denkt

Das hybride Arbeiten hat den Büroalltag nachhaltig verändert. Mitarbeitende arbeiten im Wechsel zwischen Büro, Homeoffice und Außenterminen. Auch wenn es mittlerweile ausgereifte Lösungen für digitale Telefonanlagen, mobile Apps oder Verknüpfungen wie CarPlay gibt, wirkt sich das trotzdem direkt auf die telefonische Erreichbarkeit aus.

Während intern vieles flexibel läuft, wirkt es nach außen schnell unruhig, wenn Anrufe nicht sofort ankommen oder Menschen keinen klaren Hinweis erhalten.

Professionelle Telefonansagen können Orientierung schaffen, Ruhe vermitteln und Anruferinnen und Anrufern das Gefühl geben, gut aufgehoben zu sein – auch dann, wenn gerade niemand persönlich ans Telefon gehen kann.

Darum geht es in diesem Blogbeitrag:

Telefonansagen sinnvoll einsetzen
Die üblichen Ansage-Typen in der Praxis
KI-Stimme vs. Synchronsprecher: Wer spricht Ihre Ansagen?
KI-Voicebots als vollwertige Kommunikationsassistenten

Telefonansagen sinnvoll einsetzen

Gute Ansagen sind ein akustisches Aushängeschild: Sie transportieren Tonfall, Haltung, Professionalität, und damit das Image des Unternehmens. Ob ein Anruf positiv erlebt wird, entscheidet sich oft in den ersten 3 Sekunden. Umso wichtiger ist es, diese Zeit gezielt zu nutzen.

Kleiner Tipp für das Ansagen-Skript

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, skizzieren Sie immer den Call Flow (Ablaufplan des Anrufs). Nur so wird sichtbar, welche Ansagen technisch und inhaltlich wirklich notwendig sind.

Denken Sie daran: Ein Text, der sich gut liest, muss nicht zwangsläufig gut gesprochen klingen. Profi-Ansagen benötigen oft eine kürzere, trockenere Formulierung, da die Sprecherstimme bereits Freundlichkeit mitbringt.

Die üblichen Ansage-Typen in der Praxis

Begrüßungsansage
Warteschleifenansage
Auswahlmenü (IVR)
Ansage bei Störung
Ansage außerhalb der Geschäftszeiten
Persönlichere Ansage bei Nicht-Erreichbarkeit

Begrüßungsansage

Mehr als ein freundliches „Guten Tag“ ist die Begrüßungsansage (oder Meldetext) das akustische Aushängeschild Ihres Unternehmens. Sie muss in den ersten Sekunden Vertrauen und Professionalität vermitteln.

Anatomie einer guten Begrüßung:

  • Klarheit: deutliche Aussprache, angemessenes Tempo
  • Tonfall: freundlich, ruhig, mit hörbarem Lächeln
  • Information: Wer wird angerufen? (Firmenname)
  • Next Step: Was passiert jetzt? („Wir verbinden Sie gleich weiter.“)


Negativbeispiel

Herzlich willkommen bei der Mustermann GmbH. 

Wir sind Ihr kompetenter Partner für innovative Lösungen. Bitte warten Sie.

Wirkung: austauschbar, unnötig lange Verzögerung des Hauptanliegens



Positivbeispiel

Herzlich willkommen bei der Mustermann GmbH!

Einen Moment, wir verbinden Sie mit unserem Service-Team.


Wirkung: klar, freundlich, vertrauensvoll

Warteschleifenansage

Niemand wartet gerne. Nutzen Sie die Wartezeit positiv und zeitgemäß. Vermeiden Sie hölzerne Formulierungen wie „Der nächste freie Mitarbeiter ist schon für Sie reserviert“.

Psychologie der Warteschleife:

  • Musik: sollte dezent sein, GEMA-frei und nicht wie Fahrstuhlmusik wirken.
  • Information: Kurze Hinweise können Wartezeit sinnvoll nutzen (z. B. Öffnungszeiten, Services).
  • Transparenz: Kleine Updates („Wir sind gleich für Sie da“) geben Sicherheit.


Negativbeispiel

Monotone und/oder schlechte Musik, die alle 30 Sekunden mit demselben Spruch unterbrochen wird:

Bitte warten Sie.

Wirkung: Gefühl, ignoriert zu werden, hohe Abbruchrate



Positivbeispiel

Sanfte Musik, unterbrochen von kurzen, nützlichen Informationen, z. B.:

Wir telefonieren alle, haben aber gleich Zeit für Sie.

Wussten Sie schon, dass Sie viele Fragen auch in unserem Online-FAQ klären können?

Alle Infos finden Sie unter www.unsere-webseite.de

Wirkung: Nützliche Hinweise lenken ab, gefühlt kürzere Wartezeit

Auswahlmenü (IVR)

Ein IVR-Menü sorgt dafür, dass die Anrufer direkt an die richtige Stelle gelangen. Es sollte dabei kurz und knackig bleiben. 

Häufige Fehler bei der Einrichtung des Auswahlmenüs:

  • zu viele Optionen
  • unklare Formulierungen
  • monotone oder künstliche Stimme

Tipp: Reduzieren Sie lange Einleitungstexte auf das Wesentliche, bevor Sie die Optionen nennen.



Negativbeispiel

Herzlich Willkommen.

Damit wir Sie gleich mit der richtigen Person verbinden können, würden wir gerne wissen, was wir für Sie tun können. Wenn Sie nun eine Aussage hören, die zu Ihrem Anliegen passt, drücken Sie bitte die entsprechende Nummerntaste auf Ihrem Telefon. 

Für den Vertrieb…

Wirkung: Überfordert (erste Optionen schon vergessen), wenig Geduld



Positivbeispiel

Herzlich Willkommen bei der Mustermann GmbH. 

Was können wir für Sie tun? Bitte wählen Sie: 

1 für Bestellungen und Beratung, 

2 für technische Unterstützung, oder 

3 für alle anderen Anfragen

Wirkung: Einfache Logik und Ziel, durch kurze Einleitung, schneller erreicht

Ansage bei Störung

Im Fall einer technischen Störung ist schnelle und ehrliche Kommunikation gefragt. Eine passende Ansage verhindert Unsicherheit.



Negativbeispiel

Sehr geehrte Anruferin,
sehr geehrter Anrufer.

Momentan ist der Betrieb leider gestört. Wir bitten Sie, dies zu entschuldigen.

Wirkung: Vage Formulierung, fehlende Handlungsanweisung



Positivbeispiel

Achtung: Aufgrund einer regionalen Störung sind wir aktuell nur eingeschränkt erreichbar. 

Wir arbeiten mit Hochdruck an der Behebung. Bitte senden Sie uns in dringenden Fällen eine E-Mail oder rufen Sie in Kürze erneut an. Wir danken für Ihr Verständnis.

Wirkung: beruhigend, informativ, proaktiv

Ansage außerhalb der Geschäftszeiten

Wenn Feierabend ist, sollte der Anrufer klar wissen, wann er es erneut versuchen kann.



Negativbeispiel

Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer üblichen Geschäftszeiten.

Wir bitten um Ihr Verständnis.

Wirkung: überflüssige Entschuldigungs-Floskel, keine klare Zeitangabe



Positivbeispiel

Unsere Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. 

Wir bitten Sie um einen erneuten Anruf zu diesen Zeiten oder senden Sie uns eine Nachricht nach dem Signalton. Vielen Dank.

Wirkung: serviceorientiert, kurz gehalten, klare Handlungsanweisung

Persönlichere Ansage bei Nicht-Erreichbarkeit

Gerade bei wechselnden Besetzungen oder Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern sind spezielle, aktivierte Ansagen Gold wert.



Negativbeispiel

Herzlich Willkommen. Leider erreichen Sie uns nicht über die Feiertage.

Nach den Feiertagen erreichen Sie uns wieder wie gewohnt.

Wirkung: vage, keine klaren Handlungsalternativen



Positivbeispiel

Hier klingen die Glöckchen, und fallen die Flöckchen, und wir machen eine Weihnachtspause. Bleiben sie friedlich!

Ab dem ersten Werktag im neuen Jahr sind wir wieder für sie da. Bis dahin brennt nichts, schreiben Sie am besten jetzt gleich ein paar geistreiche Zeilen per E-Mail. Sie hören von uns! Frohes Fest. Ho, ho, ho ho ho

Wirkung: Passende Hintergrundsmusik (z. B. weihnachtliche Stimmung), außergewöhnlich, kleine Aufmerksamkeit für die besonderen Tage

Weitere Informationen auf der Webseite unseres Partners telefonansagen.de

Für eine optimale Vorbereitung Ihrer Ansagen empfehlen wir Ihnen, die 10 Tipps für perfekte Telefonansagen und Ansagetexte von telefonansagen.de zu lesen!

KI-Stimme vs. Synchronsprecher: Wer spricht Ihre Ansagen?

KI-Stimmen werden immer beliebter, weil sie schnell produziert werden können. Mit ihrer steigenden Qualität stellt sich heute häufiger die Frage, welche Variante für Telefonansagen besser geeignet ist. Beide Ansätze haben ihre Stärken. Am Telefon zählt jedoch nicht nur die Verständlichkeit, sondern vor allem die Wirkung, die eine Stimme beim ersten Hören erzeugt.

Merkmal KI-Stimmen (Text-to-Speech) Synchronsprecher (Mensch)
Kosten
  • Gering / Pauschal
  • Keine Wiederholungskosten
  • Hoch (Studio, Sprecherhonorar)
  • Jede Änderung kostet erneut
Geschwindigkeit
  • Sofort
  • Änderungen in Minuten verfügbar
 Abhängig von Verfügbarkeit und Studioterminen
Flexibilität
  • Hoch
  • Ideal für häufig wechselnde Inhalte
    (z. B. tagesaktuelle Infos, Feiertage)
  • Mittel
  • Nur für statische Grundansagen geeignet
Authentizität
  • Gering
  • Klingt synthetisch, wenig Emotion
  • Sehr hoch
  • Vermittelt Wärme, Vertrauen und Lächeln
Wahrnehmung
  • Technisch qualitativ
  • Klingt allerdings monoton oder überbetont
  • Einzigartiges Klangbild
  • Klare, natürliche Aussprache
  • Stärkt die Markenpersönlichkeit

KI vs. Synchronsprecher: Schnelligkeit gegen Natürlichkeit

Bei Telefonansagen spielt nicht nur der Inhalt eine Rolle, sondern auch die Frage, welche Stimme ihn transportiert. Diese beeinflusst, wie professionell ein Unternehmen wahrgenommen wird.

  • KI-Stimmen eignen sich besonders dann, wenn Inhalte häufig wechseln oder kurzfristig angepasst werden müssen.
  • Menschliche Stimmen haben eine natürliche Wärme, die KI bislang nicht vollständig nachbilden kann. Professionelle Sprecherinnen und Sprecher können Tonfall, Pausen und Nuancen individuell setzen, und damit die Markenidentität deutlich hörbarer transportieren.

Gerade wenn das Telefon ein zentraler Kontaktpunkt für Ihr Unternehmen ist, entsteht durch eine menschliche Stimme deutlich mehr Nähe und Verbindlichkeit.

KI-Voicebots als vollwertige Kommunikationsassistenten

Da die Wahl zwischen KI-Stimme (Flexibilität) und Synchronsprecher (Authentizität) immer ein Kompromiss bleibt, richtet sich der Blick in die Zukunft auf die nächste Generation der Telefonie: dynamische, interaktive Assistenten. KI-Voicebots können nicht nur sprechen, sie können verstehen.

Die Zukunft geht über statische Ansagen hinaus. KI-Voicebots, die nicht nur Ansagen abspielen, sondern Anliegen von Anrufern in natürlicher Sprache verstehen und qualifizieren können, revolutionieren die Erreichbarkeit. 

Sie sind der logische nächste Schritt, um in Zeiten des Fachkräftemangels und hybrider Teams einen 24/7-Spitzenservice zu gewährleisten.

Neugierig geworden? Warten Sie nicht, bis der nächste Anrufer frustriert auflegt!

Wenn Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit vereinfachen und Ihr Team entlasten möchten, unterstützen wir Sie gerne dabei. Informieren Sie sich unverbindlich und entdecken Sie, welche Lösungen für Ihren Alltag am besten passen.

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