Diese Fallstudie zeigt wie das Softwareunternehmen OPTIMAL SYSTEMS aus Konstanz zusammen mit bis. itk eine flexiblere und effizientere Kommunikation eingeführt haben.
Durch detaillierte Planung, gezielte Testphasen und innovative Lösungen wurde eine Plattform geschaffen, die nicht nur leistungsstark und kosteneffizient ist, sondern auch perfekt für zukünftiges Wachstum vorbereitet.
Inhaltsverzeichnis
1. Herausforderungen der modernen Arbeitswelt
2. Der Weg in die Cloud, mit bis.itk als Partner
3. Der Umstellungsprozess: strukturiert, partnerschaftlich, effizient
4. Alltag mit bis.sbc: smarter, schneller, integrierter
5. Modernisierte Meetingräume, mit Yealink MeetingBoards
6. OPTIMAL SYSTEMS über die Umstellung und die Zusammenarbeit mit bis. itk
Wie viele mittelständische Unternehmen stand auch OPTIMAL SYSTEMS in Konstanz vor der Herausforderung, dass die bestehende On-Premise-Telefonanlage nicht mehr zu den Anforderungen einer modernen, hybriden Arbeitswelt passte.
Die klassische Telefonie war funktional, aber nicht flexibel: Homeoffice, mobile Erreichbarkeit, standortübergreifende Zusammenarbeit. All das ließ sich nur schwer abbilden.
OPTIMAL SYSTEMS
Zudem war die Verwaltung der Anlage und des dazugehörigen Servers aufwendig, Updates erforderten manuelle Eingriffe, und die Integration in moderne Tools wie Microsoft 365 war schlichtweg umständlich und nur teilweise möglich.
Auch die Meetingräume entsprachen nicht mehr dem Stand der Technik. Spontane, interaktive Besprechungen oder hybride Kundentermine waren nur eingeschränkt umsetzbar, da beispielsweise Präsenzabgleich nicht vorhanden war oder die Plattformen nicht kompatibel waren.
Als langjähriger Partner für moderne Kommunikationslösungen haben die Experten von bis.itk das Softwareunternehmen OPTIMAL SYSTEMS in Konstanz bei der Umstellung auf eine zukunftsfähige Cloud-Telefonie unterstützt.
Unsere Entscheidung fiel auf Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform
in Zusammenarbeit mit bis.itk und ihrem Managed Service „bis.sbc – Direct Routing
as a Service“.
OPTIMAL SYSTEMS
Mit dieser Lösung konnten sie:
Gerade bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten war uns wichtig, dass die Lösung zentral steuerbar, aber lokal flexibel ist und jederzeit verfügbar von uns.
OPTIMAL SYSTEMS
Von der ersten Analyse bis zur finalen Umsetzung wurden wir durch das Team von bis. itk eng begleitet.
Besonders hervorheben möchten wir die klare Projektstruktur mit definierten Meilensteinen, die transparente Kommunikation auf Augenhöhe und die technische Expertise, mit der auch komplexe Anforderungen – wie die Anbindung analoger Endgeräte, die Integration in bestehende Systeme sowie das Call-Routing – souverän gelöst wurden.
Unsere zuständigen IT-Administratoren wurden geschult, und der gesamte Rollout verlief ohne nennenswerte Unterbrechungen im Tagesgeschäft.
OPTIMAL SYSTEMS
Der Wechsel zur Microsoft Teams Telefonie war nicht nur ein technisches Projekt, sondern ein strategischer Schritt für OPTIMAL SYSTEMS, den wir gemeinsam und in enger Abstimmung mit der Konzernzentrale in Berlin strukturiert und partnerschaftlich umgesetzt haben.
Zu Beginn stand eine umfassende Bestandsaufnahme:
Gemeinsam haben wir die technische Infrastruktur, bestehende Kommunikationswege und zukünftige Anforderungen genau analysiert – auch unternehmensübergreifend mit Blick auf die Standards von OPTIMAL SYSTEMS Berlin.
Darauf aufbauend wurde ein detaillierter Projektplan erstellt, mit klar definierten Meilensteinen, Zuständigkeiten und Zeitplänen.
Besondere Aufmerksamkeit galt der Integration bestehender Rufnummern, der Anbindung digitaler Clients und der Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs für alle Mitarbeitenden.
Durch das abgestimmte Vorgehen mit OS-Berlin konnten Synergien genutzt und ein einheitlicher Rollout-Standard definiert werden.
Vor dem eigentlichen Go-Live durchlief die Lösung eine gezielte Testphase in ausgewählten Teams.
So konnten alle Funktionen – von der Anrufannahme über das Routing und Verhalten der Gruppenrufnummern bis zur Integration mit Outlook und CRM – in der Praxis geprüft und bei Bedarf optimiert werden.
Gleichzeitig wurden die IT-Administratoren von OPTIMAL SYSTEMS geschult, um im späteren Betrieb selbstständig agieren zu können.
Dank der sorgfältigen Vorbereitung verlief der eigentliche Rollout reibungslos. Die Umstellung auf Microsoft Teams als zentrales Kommunikationssystem erfolgte ohne nennenswerte Unterbrechung des Tagesgeschäfts.
Alle Mitarbeitenden wurden frühzeitig eingebunden und erhielten begleitende Schulungen. Der Betrieb der neuen Lösung „bis.sbc“ – inklusive Updates, Monitoring und Support – wurde vollständig an bis.itk übergeben, sodass OPTIMAL SYSTEMS sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Mit der erfolgreichen Einführung von Microsoft Teams als vollwertiges Telefonsystem wurde die Kommunikation bei OPTIMAL SYSTEMS nicht nur modernisiert, sie wurde gleichzeitig deutlich vereinfacht.
Unsere Kommunikationslösung ist heute nicht nur leistungsfähiger, sondern
auch schlanker und kosteneffizienter. Und wir sind bestens aufgestellt für
zukünftiges Wachstum – standortübergreifend und skalierbar.
OPTIMAL SYSTEMS
Heute telefonieren wir über Microsoft Teams, egal ob vom Büro, aus dem Homeoffice oder unterwegs.
OPTIMAL SYSTEMS
Dank der Integration von bis.Contacts sind alle Kontakte aus Outlook oder dem CRM direkt in Teams verfügbar, mit Freitextsuche und automatischer Anruferkennung. Und das Beste: Anrufer werden direkt erkannt. Kein Rätselraten, kein Halsverrenken.
Ein Vorurteil, das wir selbst hatten – dass Microsoft Teams keine „echte“ Telefonanlage ersetzen kann – wurde durch die Lösung von bis.itk vollständig entkräftet.
Im Gegenteil: Die Funktionalität ist heute besser als je zuvor.
OPTIMAL SYSTEMS
Mit dem bis.sbc - dem Direct Routing as a Service - verbinden wir Ihren Microsoft Tenant mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN).
Sie können so über Ihren bestehenden Telefonanschluss Microsoft Teams als Telefonanlage nutzen und die Vorteile gewohnter Telefonie genießen!
Unser transparentes und einfaches Preismodell basiert auf der von Ihnen gewünschten Anzahl an Gesprächen, die Sie parallel über Microsoft Teams führen wollen.
Parallel zur Telefonie-Umstellung wurden die Besprechungsräume von OPTIMAL SYSTEMS mit der Konferenz-Hardware von Yealink ausgestattet – beraten und geliefert durch bis.itk.
Die Vorteile:
Ob spontane Ideensammlung oder strukturierte Kundenpräsentation:
unsere Meetings sind heute deutlich effizienter und moderner.
OPTIMAL SYSTEMS
Projektverantwortliche bei
OPTIMAL SYSTEMS Konstanz:
Wir haben nicht nur unsere Technik modernisiert, sondern auch unsere Zusammenarbeit auf ein neues Level gehoben. Die Lösung ist skalierbar, sicher, benutzerfreundlich. Und wir haben mit bis. itk einen Partner gefunden, der nicht nur liefert, sondern mitdenkt.
Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten ist es entscheidend, einen Dienstleister zu haben, der sowohl die technische Tiefe als auch das organisatorische Verständnis mitbringt. Genau das haben wir bei bis. itk gefunden.
OPTIMAL SYSTEMS
Das Unternehmen aus Berlin und mit mehreren Standorten in der DACH-Region entwickelt und vertreibt Software für das Management von Informationen.
Der Standort in Konstanz von OPTIMAL SYSTEMS war bei der digitalen Revolution von Anfang an dabei.
Unsere Mission seit 1995: die digitale Verwaltung Wirklichkeit werden lassen.
OPTIMAL SYSTEMS
Damals waren Arbeitsprozesse mit Papierdokumenten noch allgegenwärtig. Heute arbeiten über 500 Kunden aus dem öffentlichen Umfeld und über 40 Industrie- und Dienstleistungsunternehmen in Baden-Württemberg und der Schweiz mit ihren Lösungen aus Konstanz.
Die Systeme enaio® und yuuvis® ermöglichen effizientes und sicheres Dokumentenmanagement. Durch eine Vielfalt an Schnittstellen können diese Lösungen an viele Fachverfahren andocken. Mit ihrer jahrelangen Erfahrung verstehen sie die Bedürfnisse von Verwaltung und Industrie. OPTIMAL SYSTEMS gestaltet die digitale Zukunft, seit mehr als zwei Jahrzehnten.
Website von OPTIMAL SYSTEMS: www.optimal-systems.de
OPTIMAL SYSTEMS Konstanz stand – wie viele mittelständische Unternehmen – vor der Herausforderung, dass die bestehende On-Premise-Telefonanlage den Anforderungen einer modernen, hybriden Arbeitswelt nicht mehr gerecht wurde. Die klassische Telefonie bot keine ausreichende Flexibilität für Homeoffice oder die standortübergreifende Zusammenarbeit.
Hinzu kam ein hoher Verwaltungsaufwand, mangelnde Integration in Microsoft 365 und veraltete Meeting-Infrastrukturen.
Der Wechsel zur Teams-Telefonie war daher ein logischer Schritt: weg von isolierten Systemen, hin zu einer einheitlichen, cloudbasierten Kommunikationsplattform, die sich nahtlos in bestehende Prozesse und Tools integriert – mit spürbarem Mehrwert für Mitarbeitende, IT-Abteilung und Kundenkommunikation.
Als Microsoft Solutions Partner – Modern Work unterstützen wir Sie dabei, Microsoft Teams optimal für Ihr Unternehmen zu nutzen. Moderne Zusammenarbeit, sichere Kommunikation, KI-gestützte Funktionen und vieles mehr: Wir zeigen Ihnen, wie ein zeitgemäßer Arbeitsplatz mit Microsoft 365 aussehen kann.
Wir stellen Ihnen die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams gerne persönlich vor – verständlich, praxisnah und mit Blick auf Ihre Anforderungen.
Interesse? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!